miércoles, 22 de octubre de 2008

HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS Y DECISIONES

Las herramientas ayudan a los analistas de sistemas a integrar los datos recopilados por las diferentes técnicas para encontrar hechos, para lo cual se tienen:

- Árboles de decisión
- Tablas de decisión
- Español Estructurado

ARBOLES DE DECISIÓN:

Son diagramas que representan en forma secuencial condiciones y acciones. También permiten mostrar la relación que existe entre cada condición y el grupo de acciones válidos a ella.

los arboles de decisiones se construyen de manera lateral, con la raíz del árbol del lado izquierdo; de allí, el árbol extiende sus ramas hacia el lado derecho.

TABLAS DE DECISIÓN:

Es una tabla de filas y columnas separadas en cuatro cuadrantes con al distribución:
- Acciones y condiciones en los dos cuadrantes de la izquierda
- Reglas : alternativas de condición, entradas de acción en los dos cuadrantes de la derecha.

ESPAÑOL ESTRUCTURADO:

Es una temática que se basa en :
- Lógica estructurada o instrucciones organizadas en procedimientos anidados y agrupados
- Enunciados simples del español.

tiene
- Estructura secuencial
- Estructura de decisión
- Estructura de caso
- Iteración

TECNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS

Los analistas pueden emplear varios métodos para obtener , reunir y determinar los requerimientos del sistema. Entre estos tenemos

- Entrevistas
- Cuestionarios
- Observación.


ENTREVISTAS:

es una conversación dirigida con el propósito especifico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. se espera de la entrevista, obtener opiniones de los entrevistados acerca de la situación actual del sistema, los objetivos organizacionales, comentarios personales y procedimientos.

Pasos para planificar la entrevista

- Leer los antecedentes.
- Establecer los objetivos de la entrevista.
- Decidir a quien entrevistar.
- Preparar al entrevistado.
- Decidir el tipo de preguntas y la estructura ( estructurada o no estructurada).

CUESTIONARIOS:


Es una técnica de recopilación de información que permite a través del empleo de formatos estandarizados reunir información para estudiar las actitudes, comportamientos y características de muchas personas. Los cuestionarios pueden ser de manera rápida, los cuales deben cumplir unas directrices:

- Determinar que fines se persigue con al elaboración del cuestionario.
- Los tipos de preguntas que utiliza un cuestionario son : abierta y cerrada.
- Elegir el lenguaje del cuestionario, implica utilizar el lenguaje que emplean los encuestados. la redacción debe ser sencilla.

Uso de escalas en los cuestionarios
los analistas de sistemas emplean dos formas de escalas de medición

- Escalas nominales: Se emplean para clasificar cosas

¿ Que tipo de software emplea mas?
1= Un procesador de texto
2= Una hoja de calculo
3= Una base de datos
4= Un programa de correo electrónico

- Escalas de Intervalos: Poseen la característica de que los intervalos entre cada uno de los números son iguales.

¿ Que tan útil es el apoyo que ofrece el grupo de soporte técnico?

No tiene utilidad alguna Es sumamente útil

1 2 3 4 5

Diseño de los cuestionarios:

- Dejar bastante espacio en blanco
- Facilitar a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas
- Mantener un estilo consistente.
- Mantener lineamientos: primero colocar preguntas mas importantes, agrupar los elementos de contenido similar, incorporar primero las preguntas menos polémicas.


OBSERVACIÓN:

por medio de la observación el analista obtiene información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las actividades. este método es útil cuando el analista necesita observar:

- La forma en que se manejan los documentos y se llevan a cabo los procesos.
- Si se siguen los pasos especificados.

el método de la observación cumple unos requisitos
- Sirve a un objetivo , previamente establecido
- Es planificada sistematicamente
- Es controlada previamente
- Está sujeta a comprobaciones de fiabilidad y validez

Etapas de la Observación:
- Se plantea un objetivo
- Recogida de datos: definir las variables a observar,costo en tiempo y gasto económico, decidir el muestreo de datos.
- Análisis e interpretación de los datos recogidos
- Elaborar conclusiones o incluso replanteamientos
- Comunicación de los resultados: Informe sobre si los hallazgos son o no relevantes.

DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

Es la etapa mas importante en el desarrollo de un sistema de información. Comienza desde que el cliente ha detectado una ausencia, falla o falta de oportunidad de la información. E n esta etapa se debe responder la pregunta fundamental ¿Que es lo que quiere el cliente?.

Un requerimiento es una característica que deberá poseer el nuevo sistema. Por lo tanto, la determinación de requerimientos es el conjunto de actividades orientadas a obtener las características necesarias que deberá poseer el nuevo sistema, es el estudio de un sistema, actividad o proceso, para comprender cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras o cambios considerables.

los requerimientos deben ser :
- Expresados por escrito: como todo contrato o acuerdo entre dos partes.
- Posibles de probar o verificar: Si un requerimiento no se puede comprobar , entonces ¿ como sabemos si cumplimos con él o no?.
- Descritos como una característica del sistema a entregar: Esto es: que es lo que el sistema debe hacer.
- Lo más consiso posible: Para evitar malas interpretaciones.

- Los requerimientos de un sistema son extensos, detallados y además contienen múltiples relaciones entre sí; el punto de acuerdo entre el cliente y el proyecto de desarrollo de software.

REQUERIMIENTOS BÁSICOS:

- ¿ Cual es el proceso básico de la organización?
- ¿ Que datos utiliza o produce este proceso?
- ¿ Cuales son los limites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?
- ¿ Que controles de desempeño utiliza?

se debe indagar sobre información relacionada con detalles fundamentales del sistema y que sirven para describirlo:
- ¿ Cual es la finalidad (objetivo) de la actividad de la organización?
- ¿ Que pasos se siguen para llevar a cabo la actividad?
- ¿ Donde se realizan estos pasos?
- ¿ Quienes lo realizan?
- ¿ Cuanto tiempo tardan en efectuarlo?
- ¿ Con que frecuencia lo hacen?
- ¿ Quienes emplean la información resultante?
- ¿ Que pasos, sub-procesos, o funciones constituyen la actividad?
- ¿ Cual es el volumen de información que aquí se procesa?
- ¿ Cual es la frecuencia con que se lleva a cabo la actividad o el proceso?

EL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas nace de la necesidad de recopilar, desglosar,catalogar y analizar información necesaria de una organización para poder proponer nuevos metodos,mejorar o modificar los actuales y logar el mejor desempeño de la organización.

es así como el analista de sistemas estudia los problemas y las necesidades de la organización para determinar cómo podría cambiarse los recursos humanos, los procesos, datos la tecnología y la comunicación dentro de la organización para obtener mejoras dentro de la misma.

el analista de sistemas debe cumplir con unas cualidades:
- Solucionador de Problemas.
- Debe ser un comunicador.
- Experto programador.
- Autodisciplina y automotividad.
- Profesional ético.

ANALISIS DE SISTEMAS

El análisis y diseño de sistemas es el proceso de analizar , evaluar, diseñar e interpretar sistematicamente mejoras en una organización, a través de sistemas de información con métodos , procedimientos y herramientas. el análisis de sistemas busca como objetivo : describir en detalle las necesidades de información que debe satisfacer el sistema de información, la arquitectura lógica del nuevo sistema , deforma independiente del entorno técnico.

como resultado de la fase de análisis de sistemas se obtiene un conjunto de documentación la cual pone de manifiesto las especificaciones formales del sistema a desarrollar y la elaboración de un prototipo preliminar del sistema.

Etapas Generales del Análisis de Sistemas

dependiendo de los objetivos del análisis se pueden tener dos problematicas diferentes:
- Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar, y/o predecir su comportamiento.
- Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema.

en cualquier caso , se puede agrupar las siguientes tareas como una serie de etapas:

Conceptualización: Que consiste en obtener una visión del sistema, identificando sus elementos básicos y las relaciones de éstos entre sí y con el entorno.

Análisis Funcional: Describe las acciones o transformaciones que tiene lugar el sistema. las entradas y salidas.

Análisis de Condiciones: S e especifican todas aquellas limitaciones impuestas al sistema que restringen el margen de las soluciones posibles, las cuales se derivan de los propios objetivos del sistemas: operativas, de calidad, económicos,temporales,humanos, meteorológicos, materiales.

Construcción de Modelos: Es una de las formas mas habituales y convenientes de analizar un sistema consistente en construir un prototipo del mismo.

Validación del Análisis: Con el fin de comprobar el análisis efectuado fue correcto y evitar la posible propagación de errores a la fase de diseño, se procede a la validación del mismo. el análisis debe ser consistente y completo, si el análisis se plantea como un paso previo para realizar un diseño, habrá que comprobar además que los objetivos propuestos son correctos y realizarlos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL


Presentar al estudiante las herramientas para que pueda determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS


- Identificar el papel que cumple el recurso de la información en las organizaciones.

- Entender el análisis y la determinación de requerimientos en las organizaciones.

- Interpretar las funciones y responsabilidades del analista de sistemas en una organización.

- Identificar que las determinación de requerimientos.

- Identificar las diferentes ténicas que se pueden utilizar para encontrar hechos.

JUSTIFICACION

El analisis de sistemas trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos problemáticas distintas: Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento y elAnálisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto.

En cualquier caso, podemos agrupar más formalmente las tareas que constituyen el análisis en una serie de etapas que se suceden de forma iterativa hasta validar el proceso completo:

Conceptualización:Consiste en obtener una visión de muy alto nivel del sistema, identificando sus elementos básicos y las relaciones de éstos entre sí y con el entorno.
Análisis funcional :Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema. Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que reciben unas entradas y producen unas salidas.
Análisis de condiciones:Debe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas al sistema que restringen el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan a veces de los propios objetivos del sistema: las Operativas, como son las restricciones físicas, ambientales, de mantenimiento, de personal, de seguridad;de calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencia, generalidad;sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por limitaciones en los diferentes recursos utilizables:Económicos, reflejados en un presupuesto,Temporales, que suponen unos plazos a cumplir,Humanos,Metodológicos, que conllevan la utilización de técnicas determinadas,Materiales, como espacio, herramientas disponibles.
Construcción de modelos : Que es una de las formas más habituales y convenientes de analizar un sistema consiste en construir un prototipo (un modelo en definitiva) del mismo.
Validación del análisis :A fin de comprobar que el análisis efectuado es correcto y evitar, en su caso, la posible propagación de errores a la fase de diseño, es imprescindible proceder a la validación del mismo. Para ello hay que comprobar los extremos siguientes:El análisis debe ser consistente y completo,Si el análisis se plantea como un paso previo para realizar un diseño, habrá que comprobar además que los objetivos propuestos son correctos y realizables,Una ventaja fundamental que presenta la construcción de prototipos desde el punto de vista de la validación radica en que estos modelos, una vez construidos, pueden ser evaluados directamente por los usuarios o expertos en el dominio del sistema para validar sobre ellos el análisis.